参与会议的足有数十人，除去罗南和乔治-克林特这样制片方的代表，其余人涉及到了剧组的方方面面。
詹姆斯-卡梅隆和他的制片人乔恩-兰道自然不能缺席。
加西亚和托马斯代表发行方使馆影业而来。
资金提供方太平洋投资基金会的斯科特-斯威夫特也到场。
担任动作捕捉导演的安迪-瑟金斯老早就赶到了剧组。
索尼电子和imx公司需要为剧组提供摄像器材与技术方面的支持。
安联保险作为剧组的保险方，不仅仅为剧组提供各种保险服务，还要担任第三方担保，全程监控剧组资金流向。
新西兰大胖子彼得-杰克逊和他的合伙人理查德-泰勒从惠灵顿赶到洛杉矶，威塔工作室掌握着业内最先进的动作捕捉技术。
卢卡斯影业旗下两位高管到场，工业光魔也是剧组未来的特效服务商之一。
caa的合伙人布莱恩-洛德也到了，这家经纪公司将为剧组提供所有演员人选。
这些仅仅涉及剧组筹备工作的大方面，很多细节工作随后需要彼此协调处理，任何好莱坞的顶级制作项目，涉及到的工作量，不亚于建造一座摩天大厦。
联席会议也只能确定大方向。
太平洋投资基金会首先为剧组提供一笔3000万美元的启动资金，交由第三方安联保险掌管，让詹姆斯-卡梅隆在新年过后就能正式开始项目筹备。
剧组拍摄使用詹姆斯-卡梅隆和索尼电子联合研发的新3d摄影机进行拍摄，而这项技术的改进实验了多年。
早在2000年的时候，卡梅隆和拍档就开始在索尼的支持下开发这套新摄影系统，这种系统使用两台索尼hdcf950 hd摄像机进行拍摄，目的是创造出具有立体实感的环境。
这也是后来全世界电影产业普遍应用的3d虚拟影像撷取摄影系统。
可以说，詹姆斯-卡梅隆不用做别的，单单收专利费，就能保证后半辈子逍遥自在。
这是《阿凡达》能够诞生的基础中的基础。
除了自己的纪录片，詹姆斯-卡梅隆的这套新技术，也进行了实地探索，他的好基友罗伯特-罗德里格斯拍摄《非常小特务3》时，已经率先进行了尝试。
当然，詹姆斯-卡梅隆在《阿凡达》剧组中要使用的是加强版本的。
卡梅隆不断在对这项技术进行完善，使之呈现出更强更动感的立体效果，而同时又不会令观众头晕。
威塔工作室正在为剧组拍摄需要进行技术改造，《阿凡达》所有的动作捕捉拍摄，全部要在新西兰惠灵顿威塔工作室的专用摄影棚内完成。
此前，同样是技术狂人的彼得-杰克逊已经与詹姆斯-卡梅隆做了多次交流，威塔工作室为了达到詹姆斯-卡梅隆理想中的效果，正在摄影棚中架设一套“协同工作摄像机”来完成此工作。
这套系统由布满在摄影棚顶部的140个数字摄像机组成，形成一个捕捉舞台。
工业光魔主要负责cg世界的建设，他们将派出多名工程师，陪同詹姆斯-卡梅隆的副手，全世界去采风。
詹姆斯-卡梅隆也与布莱恩-洛德交流了未来演员选择方面的事宜。
caa方面推荐马特-达蒙或者杰克-吉伦希尔出演男主角，但罗南和詹姆斯-卡梅隆全都否决了。
由于剧组绝大部分资金都会投入在特效制作和拍摄上面，演员薪酬占比极低，所以根本请不起明星演员。
再说了，也没有请明星演员的必要。
对动作捕捉感兴趣，又能长时间参与拍摄的非明星级演员，当然是最好的选择。
詹姆斯-卡梅隆着重强调了一点，为了帮助影片中的演员熟悉角色所处的状态，他要求演员签订合约后必须前往夏威夷，通过在森林里的原始部落生活以获得如同潘多拉星球上纳威人一般的生活环境。
时间大概半年左右，甚至可能更久。
用詹姆斯-卡梅隆的话来说，要把一个现代人逼回原始人状态！
这不是开玩笑，生活中的詹姆斯-卡梅隆只是个掌控欲稍强的中年男人，但一进入工作状态，立即就会化身为片场暴君！
连巅峰时的阿诺-施瓦辛格，面对发飙的詹姆斯-卡梅隆都会退避三舍，别说新人演员之类了。
至于有没有演员会忍受剧组如此苛刻的条件，根本不用担心。
这是詹姆斯-卡梅隆的项目，也是名义上有史以来投资最高